Le poste

Au sein du pôle de direction, constitué de trois agents, vous serez chargé d’assister le directeur dans l’ensemble des tâches administratives et juridiques qui sont liées à l’organisation, au fonctionnement et à la gestion des activités des 5 services que constituent la direction du Patrimoine :

• service bâtiments
• service équipements
• service voiries
• service parcs et jardins, espaces naturels
• service de la transition énergétique

Missions principales

• Assurer la gestion des tâches administratives du secrétariat :
  • Assurer l’accueil et le transfert téléphonique des appels, prendre les messages, 
  • Programmer des rendez-vous sur les agendas numériques,
  • Préparer les réunions, préparer les supports informatiques,
  • Préparer tous types de courriers (courriers réponses, notes, comptes-rendus, bilans, etc.),
  • Suivre la gestion du courrier sur le logiciel de la collectivité,
  • Gérer l’envoi de diverses pièces (Permis, demande de travaux, conventions, etc.),
  • Assister le directeur dans certaines réunions,
• Assurer le suivi et la gestion des actes juridiques :
  • Rédiger et suivre les arrêtés de permission de voirie et/ou alignement,
  • Mettre en forme les décisions et délibérations sur le logiciel de la collectivité,
  • Préparer les conventions d’occupation du domaine public, 
• Assurer le suivi des plannings de la direction :
  • Suivre les plannings de prévision des congés des agents des services
  • Suivre les plannings d’astreintes et la mise en paiement des indemnités,
  • Suivre les plannings des réunions de direction, des services,
• Assister les chefs de services dans la commande publique :
  • Participer à la préparation du besoin des services,
  • Rédiger/ relire les CCTP des techniciens,
  • Rédiger des pièces contractuelles (lettre de consultation, contrats, etc.),
  • Participer à l’élaboration du rapport d’analyse des offres des candidats.

Profil 

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et autonome.  Vous :

• Etes titulaire d’une formation CAP / Bac professionnel/ou expérience significative dans le domaine du secrétariat
• Disposez d’une aisance rédactionnelle, 
• Maîtrisez parfaitement tous les outils informatiques : (Word, Excel, MAARCH, CIRIL et ACTES)
• Connaissez les procédures administratives et juridiques de la collectivité (régime des délégations de pouvoir du conseil communautaire et bureau)
• Êtes disponible dans les moments de pointe et/ou soirée,
• Favorisez la bonne circulation des informations,
• Savez rendre compte,
• Savez travailler en équipes,
• Respectez l’obligation de discrétion et les obligations de confidentialité,
• Êtes titulaire du permis B,
• Avez des connaissances de l’environnent territorial.

Renseignements complémentaires 

M. Christophe MARICHEZ - Directeur du Patrimoine – téléphone : 03/21/61/50/00 –  christophe.marichez@bethunebruay.fr

Candidature

Les dossiers de candidature constitués d’une lettre de motivation manuscrite et d’un curriculum vitae détaillé, devront être adressés avant le 02/01/2025

• Par courrier : Monsieur le Président de la Communauté d’agglomération de Béthune Bruay Artois Lys Romane - Direction des Ressources Humaines – 100, Avenue de Londres – B. P. 40548 62411 BETHUNE CEDEX 
• Via Internet : www.bethunebruay.fr/offres-demploi  // Rubrique « L’agglo recrute »